Juhlintaa,  vauva-arkea

Virtuaalijuhlat – Baby Showerit etänä!

Korona-aika tuo tullessaan vaikka minkälaisia kokemuksia. Meikä on päässyt jo kokemaan etänä muutamat baby showerit, nimiäiset, synttärit, illanistujaiset, peli-illan… Ihanaa, että tällaiset ovat mahdollisia vaikkakin vaatii meiltä kaikilta paljon sopeutumista ja vaivaa myös valmisteluun ja hommien vetämiseen virtuaalisesti.

Teemme Ennan kanssa työksemme fasilitointia ja nykyään sitä siis myös enenevissä määrin virtuaalisesti, sekä töissä, että koulussa. Paljon puhutaan kokousten vetämisestä etänä, mutta liikaa ei vielä tule kokemuksia ja vinkkejä tällaisten vapaa-ajan juhlien houstaamisesta. Ajattelin siis jakaa yhden teille tänään.

Nykyään bileisiin laittautuminen on puolet helpompaa, koska vain pieni osa juhlijasta on näkyvissä ja kampaus suunnitellaan niin, että kuulokkeet sopivat lookiin =)

Baby showerien suunnittelu ja pitäminen ovat hauskaa puuhaa, aihe on iloinen ja kepeä ja monesti iso painoarvo on panostaminen visuaalisiin puitteisiin ja henkilökohtaisiin kohtaamisiin ja jutteluihin. Eli kaikkeen siihen mikä etänä on aika vaikeaa toteuttaa =) Mutta! Kun aikaa ja vaivaa käyttää, tulee oikein hyvä. Seuraavaksi selontekoa siitä, miten homma konkreettisesti rakentui:

Videotyökalu: Teams

  • Miksi tämä? Työkaluun pääsee käsiksi vain linkillä, mitään ei tarvitse ladata.
  • Isoin miinus on gallerianäkymän uupuminen, ihmisten näkeminen on iso osa kokemusta, mutta ei vielä mahdollinen tällä helpoimmalla työkalulla.
  • Muita vaihtiksia: Zoom (maksullinen isolle ryhmälle), Hangouts/Meet(maksullinen myös mun mielestä ainakin vielä)

Esitystyökalu: PowerPoint

  • Miksi tämä? Ihan huikean hyvät presispohjat ja suunnitteluavut nykyään. Saat todella hyvännäköisiä slideja aikaiseksi vaikka visuaalista silmää olisi nolla.
  • PowerPoint on Teamsin kanssa samaa Microsoftin perhettä, pelaavat siis oikein hyvin yhteen kun avaat PP:n Teams-puhelun sisällä.
Tärkeimpiä ohjeita/vinkkejä kannattaa visualisoida

Ennen juhlan alkua:

  • Tee esitys ja ohjelma valmiiksi, valmistele läpikäynti askel askeleelta ja käy se läpi ainakin kerran. Virtuaalisen miitin läpivienti ei ole helppoa ja siksi valmistelu on tärkein osa koko hommaa.
  • Katso, että osaat käyttää työkalua hyvin
  • Ottakaa osallistujien kanssa mahdollisuuksien mukaan testimiitti, että kaikki osaavat tulla mukaan ja testailla työkalua.
  • Tsekkaa mistä saat mutelle muut henkilöt ja mieti jo etukäteen, missä kohdissa on hyvä pitää mikit kiinni, että ei mene häsläykseksi. Itse pidin aluksi muut mutella, kun kerroin mistä on kyse, jotta juhlakalu sai sisäistettyä missä mennään =) Kun virallinen ohjelma oli viety läpi kaikki saivat avata mikin ja hölistä. Se oli mukava tapa pikkuhiljaa lopetella.
  • Laita kaikille ohjeistus ja info juhlasta, esim.
    • Kaikilla video päällä – joskus on myös hyvä selittää miksi; kohtaaminen paranee huomattavasti kun osallistujat näkevät toisensa, puhe on vain pieni osa ihmisten välisestä kommunikaatiosta.
    • Mitä tehdään jos yhteys katkeaa / plan b (meillä oli Whatsapp- ryhmä, jossa oltaisiin sitten vain viestitelty ja lähetetty kuvia ja tunnelmia)
    • Jokainen valmistelee lyhyen tervehdyksen, jotta sen tekemiseen ei mene keneltäkään kauaa aikaa
    • Jokainen varaa skumppa/mehulasin valmiiksi, jotta skoolaus onnistuu hyvin
    • Liitä mahdollinen PowerPoint/muu esitys dekki osallistujille mukaan, piilota siitä ne osat jotka ovat kaikille yllätyksenä, jos sellaisia on. Mitä enemmän jengi tietää jo etukäteen, sitä jouhevammin juhla kulkee eteenpäin
Jokaisesta juhlan osiosta kannattaa tehdä oma slide

Juhlan agenda/tärkeät kohdat:

  • Kaikki vieraat paikalle hyvissä ajoin ennen kuin juhlakalu saapuu tilaan. Varmistetaan, että kaikille toimivat mikit ja videot, käydään kysymykset etc läpi
    • Tee ohjeistus työkalusta muutamalle slidelle (mikki ja kamera, mistä löydät chatin, kuka moderoi keskustelua ja laittaa ihmiset välillä mutelle etc)
  • Tsekkaile chatia aktiivisesti, joku saattaa puhua/kommentoida sinne. Voit myös antaa oman numerosi, joku voi laittaa sinne sitten helposti jos on jotain hämminkiä. Se on hyvä ns. Backup jos joku tippuu puhelusta tms.
  • Tervetuloa-slide, joka on valmiina, kun juhlakalu tulee mukaan
  • Kaikki muut mutelle ensin, tervehdi ja alusta homma, sitten muiden tervehdykset, tässäkin kannattaa jakaa puheenvuorot ettei mee puuroksi
  • Koska videot ei kaikilla välttämättä toimi, tein sliden, missä on kaikkien vieraiden kuvat. Näin juhlakalu näkee vieraat yhtenä näkymänä joka tapauksessa. Pidimme tällaisen sliden näkyvillä ja jokainen vieras vuorotellen sanoi muutaman sanan päivän sankarille.
  • Tämän jälkeen otettiin yhteinen skooli (tällakin oli oma slide, jokaiselle juhlan osuudelle oli oma slide, vaikka vain kuva, mutta se piti homman kasassa)
  • Kippiksen jälkeen juhlakalu kävi läpi ja näytti kameralle meidän etukäteen toimittaman yllätyskorin. Tämä oli hauska hetki ja sille oli hyvä antaa aikaa.
  • Sitten aloitimme leikit, olimme varanneet kolme ohjelmanumeroa;
    • Vieraiden vauvakuvien arvaaminen
      • Jokaiselta kerättiin etukäteen vauva/lapsuuskuva ja ne laitettiin yhdelle slidelle, jokainen kuva numeroitiin, jotta niiden läpikäynti helpottui. Juhlakalu arvasi sitten kenestä oli kysymys.
    • Synnytyspäivän arvaaminen
      • Jokainen vieras täytti etukäteen Google docsiin oman nimen alle arvauspäivän ja jos osuisi oikeaan, jonkun kivan teon mitä lupaa äidille ja/tai tulevalle vauvalle
  • Ohjelman järjestämisestä: Mieti aina mitä ohjelmalla / leikillä tavoitellaan, onko tarkoitus viettää yhdessä aikaa tehden vai onko lopputuloksen esittely ja läpikäynti tärkeintä? Esimerkiksi synnytyspäivän arvailu, joka livenä tehdään paikan päällä, tehtiin meillä nyt etukäteen ja ohjelmanumerossa jokainen esitteli oman arvauksensa ja oli miettinyt valmiiksi siihen liittyvän teon. Tässä oli siis painotus valmiiden pohdintojen esittelyssä. Virtuaalisen ympäristön hallinta on haastavaa, varsinkin kun ryhmän koko on iso. Yli 4-5 hengen ryhmää on jo todella vaikea saada esim. tekemään ryhmätyötä / keskustelemaan yhdessä ilman voimakasta fasilitoivaa otetta. Jos siis haluat tämän välttää, valmistele kaikki osat mitkä voit ja jätä vain tärkeimmät ja YKSINKERTAISET asiat yhteisesti tehtäviksi etäjuhlan aikana.

Tärkein huomio itselle oli, että tunteet ja lämmin energia saatiin välitettyä jokaiselle osallistujalle, jaoimme onnenkyyneleet ja tunnelman ja itselle tuli ihan samat fiilikset kuin olen aiemmin fyysisesti läsnäolleena baby showereissa. Tätä moni epäilee vielä, joten rohkaisenkin kaikkia kokeilemaan. Koronan myötä elämämme on pakotettu toimimaan ainakin vähän aikaa etäpainotteisesti. Onnellista on, että me ihmiset olemme sen verran mukautuvia, että saamme kaukaakin jaettua niitä kaikkein tärkeimpiä tunteita toistemme kanssa. Elämän parhaimpia juttuja.

Olisi ihana kuulla teiltä kokemuksia ja kommentteja! Me kanssa päivitetään tänne jos/kun tulee sellaisia lisää!

2 Comments

Vastaa käyttäjälle Taiksu Peruuta vastaus

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

%d bloggaajaa tykkää tästä: